展示会スタッフの名札の作り方｜前日の増員・当日の担当変更にEZ Signで対応する

展示会のスタッフ名札は、会期が始まってから内容が変わります。前日の夕方に応援が1人増える。初日の午後に受付と説明の担当を入れ替える。二日目だけ別拠点の人が立つ。事前に発注した名札は、この変更に追いつきません。この記事では、紙・ラミネート・発注名札でこの変更にどう対応するかを先に整理し、そのうえで書き換え式を選ぶかどうかの判断を書きます。

展示会の名札で変更が入るのは4か所

名札を用意する段階では人員表が固まっているのに、会期が近づくと動きます。動く場所は毎回だいたい同じです。

1. 前日から当日朝の増員 来場予約が増えた、急に応援を出せることになった、体調不良の代理が立つ。ここで増える1〜2人分は、事前発注に間に合いません。
2. 会期中の担当交代 午前は受付、午後は技術説明に回る。名札に「受付」と刷ってあると、午後は実態と合わなくなります。
3. 二日目以降の入れ替え 初日は営業部、二日目は開発部が立つという組み方をすると、初日の名札は二日目に使えません。人数分ではなく延べ人数分の名札が必要になります。
4. 次の展示会での再利用 社名と社名ロゴは同じで、立つ人だけが違う。ここで前回の名札が使えれば、毎回の準備が1工程減ります。

この4つのうち、3番と4番は「延べ人数分を作るか、書き換えて回すか」という判断になります。1番と2番は、当日その場で直せる仕組みがあるかどうかで決まります。

名札に何を書くと声をかけられるか

展示会の名札は、社内で使う名札とは役割が違います。来場者が「この人に聞けばいい」と判断するための表示です。

名刺交換が始まれば、相手は名札ではなく名刺を見ます。名札が読まれるのは、来場者がブースの前で立ち止まってから、誰かに話しかけるまでの数秒間だけです。この数秒で何を伝えるかを決めてください。

紙・ラミネート・発注名札での対処法

まず、書き換え式を使わない前提で整理します。展示会の名札で実際に使われている手段は4つです。

名札ケース＋差し替え紙

もっとも安く、もっとも変更に強い方法です。名刺サイズ（およそ91×55mm）前後のケースを人数分用意し、中身をWordやExcelで作って印刷します。氏名は24pt以上を目安に、できれば36pt程度まで大きくしてください。名札の文字は、想像より小さく印刷されます。

当日の増員に備えるなら、印刷済みの紙とあわせて、白紙のカードと太めの黒マーカーをブースに置いてください。手書きでも、氏名が大きければ名札として機能します。ケースは人数分＋2個を用意します。破損と増員の両方に効きます。

ラベルプリンター（テプラ等）で現地作成

その場で作れるのが利点です。氏名だけなら数十秒で1枚出ます。難点は見た目で、事務用ラベルの印象がそのまま出ます。ブースの内装に費用をかけている展示会では、名札だけ事務的になります。予備の手段としては有効です。

彫刻名札・印刷名札を発注

見た目はもっとも整います。会社のロゴを入れ、書体も統一できます。難点はリードタイムです。発注先によりますが、版下作成を含めると、発注から手元に届くまでに数日から2週間ほどかかります。前日の増員と当日の担当変更には対応できません。毎回同じ人が立つ展示会、年間の出展回数が多く名札の様式を固定したい場合に向きます。

ラミネート加工

丈夫で、雨天の搬入でも傷みません。作り直しはできないため、内容が変わらないもの（社名だけの名札、ブースの表示）に向きます。氏名を入れると使い捨てになります。

4つを見比べると、変更への強さと見た目が反比例します。展示会の名札で悩む理由は、ほぼここに集約されます。

会期中に変更が入ったときの現場対応

手段を決めたあとも、当日の運用で差が出ます。会期前に決めておくことは3つです。

1. 名札を直す担当を1人決める 増員や交代が起きたとき、誰が名札を用意するかを決めておいてください。決めていないと、来場者対応の合間に誰もやりません。搬入担当と同じ人にすると、初日の朝に動けます。
2. 予備を「白紙」で持つ 氏名を入れた予備ではなく、白紙の予備を持ってください。誰が増えるかは前日までわかりません。ケース・ひも・白紙カード・マーカーを1袋にまとめて、資材と一緒に送ります。
3. 当日変わる情報を名札から外す 担当領域・シフト・対応言語のうち、当日変わるものは卓上表示かブースのサインに移してください。名札は氏名と社名だけにすると、変更が発生しません。

ここまでが、追加の投資なしでできる対応です。年に1〜2回の出展で、名札の内容が毎回リセットされるなら、この運用で十分です。

書き換え式を選ぶかどうかの判断

ここからが選択肢の1つです。表示面が電子ペーパーで、スマートフォンをかざして内容を書き換えられる名札があります。当社のEZ Signもこの方式です。当社（Santek）もNEPCON JAPANやものづくりワールドに出展しており、ここまで書いてきた困りごとは出展者として経験してきたものです。

できること、できないこと

書き込みは1枚ずつ行います。まとめて一度に書き換わるわけではありません。1枚あたりの所要時間は、2色モデルで約2〜3秒、4色モデルで約30秒です。10人のブースなら、4色モデルでも5分程度で全員分を差し替えられます。電源も配線も不要で、書き換えたあとは電池なしで表示が残ります。

展示会のスタッフ名札としては、氏名と社名が読めれば足ります。2.13インチで十分な場合が多く、約8gなので服に取り付けても負担になりません。QRコードを入れて自社サイトや資料ダウンロードに飛ばす使い方もできます。QRコードは表示解像度に合わせた画像として外部で作成し、アプリで配置してください。

表示色は白・黒・赤・黄の4色です。中間色はこの4色の組み合わせで表現されます。ブランドカラーを正確に再現する用途には向きません。ロゴを載せる場合は、単色に置き換えた版を用意してください。防塵・防水は全モデルがIP65に対応しているため、屋外展示や搬入時の雨でも使えます。

台数と費用

2.13インチ（4色モデル）の価格は次のとおりです。すべて税込・2026年9月時点です。

必要台数の数え方と、6個セットと1個入りの分かれ目はEZ Signは何台から6個セットが得かにまとめています。延べ人数ではなく、同時に立つ最大人数で数えてください。書き換えて回せるため、二日目に人が入れ替わっても台数は増えません。

展示会用途で向かないケース

• 年1回の出展だけで、名札の内容が毎回同じ：書き換えられる利点が使われません。発注した印刷名札のほうが見た目も安定します
• ブランドカラーを正確に出したい：表示は白・黒・赤・黄の4色です。指定色の再現は印刷が確実です
• 来場者に配って回収しない：本体を買い切る方式のため、配布物には向きません。来場者バッジに使う場合は、退場時に回収する運用が前提です
• 会期まで数日しかなく、初めて導入する：レイアウト作成と書き込みの練習に時間を取ってください。搬入前日に初めて触るのは避けてください

デザインは自分で作れます

表示内容は専用アプリで作成します。外注は不要です。EZ Signでは対応3サイズ向けに合計197種類のCanvaテンプレートを無料で公開しており、このうち名札に分類されているのは41種です（2026年8月時点）。スタッフ名札、来訪者・見学者バッジ、顔写真入りの入館証などが含まれます。テンプレートを開いて氏名と社名を差し替え、PNGで保存してアプリで転送してください。一度作った体裁を保存しておけば、次の展示会は中身を打ち替えるだけで済みます。

書き換え時間・顔写真の見え方・費用の損益分岐は電子ペーパー名札の4つの疑問で実測値と実機写真を出しています。元が取れない条件も同じ記事に載せています。

会期前チェックリスト

最後の項目を飛ばさないでください。名札の文字は、画面で見たときより小さく感じられます。1枚だけ印刷して、立った状態で相手の胸元を見る距離から読めるかを確認してください。書き換え式を検討する場合も同じで、1台だけ購入して現在の名札と並べるのが確実です。