社員証の再発行費用を自社で計算する方法｜EZ Signで減らせる部分・減らせない部分

社員証の再発行は、1枚あたりのカード代で見るとわずかな金額です。そのため予算の議題に上がらず、担当者の手元だけで処理され続けます。しかし実際に費用として出ているのは材料費ではなく、データを直して印刷して渡すまでの作業時間と、届くまでの数日間をしのぐための一時対応です。この記事では、自社の再発行コストを自分の数字で計算する手順をまとめます。そのうえで、EZ Signで置き換えられる部分と置き換えられない部分を分けて説明します。

社員証の「作り直し」が発生する場面を数える

まず、自社で年間に何枚作り直しているかを数えます。発行枚数の合計ではありません。数えるのは「一度発行したあとで、もう一度作り直した枚数」です。新規入社の1枚目はどの方法を選んでも必要になるため、比較の対象になりません。差が出るのは次の場面です。

1. 異動・昇格で所属や役職が変わった 氏名も顔写真も変わらず、印字された文字列だけが変わります。それでもカードは1枚作り直しになります。件数がいちばん多いのはここです。
2. 改姓した 本人にとっては急ぎたい変更です。旧姓のまま運用を続けるか、仮のカードでしのぐかの判断が発生します。
3. 紛失・破損した 再発行までの間、本人は入館や来客対応のたびに説明を求められます。カードそのものだけでなく、この待ち時間に費用が出ます。
4. 派遣・常駐業者・短期スタッフが入れ替わった 在籍期間が短いほど、1枚あたりの費用は割高になります。回収できたカードを次の人に回せるかどうかで、金額が大きく変わります。
5. 組織名そのものが変わった 部署の統廃合や社名変更では、対象者全員分の作り直しが同時に発生します。頻度は低くても、1回あたりの負担は最大です。

1から5を合計した年間枚数が、このあとの計算の出発点になります。正確な記録がない場合は、直近3か月の実績を4倍して概算してください。月ごとのばらつきより、桁が合っているかどうかが重要です。

再発行1枚の費用は、カード代だけではない

再発行の費用は、次の5つに分かれます。このうち会計上の金額として見えているのは、最初の1つだけです。

発行方法別に、いまの対処法を確認する

社員証の作り方は大きく4通りです。それぞれに、費用と手間を抑える定石があります。まずは現行の方法で打てる手を確認してください。

外注（PVCカード）

印字品質と耐久性が安定し、顔写真もきれいに出ます。まとめて発注するほど1枚あたりは下がります。弱点は、1枚だけの再発行が割高になることと、手元に届くまで日数がかかることです。

対処法は、再発行の締め日を決めてまとめることです。「毎月末に締めて翌月頭に発注」と決めると、単価と発注回数の両方が下がります。締め日までの間は仮カードで運用し、仮カードの様式を先に決めておいてください。都度発注をやめるだけで、発行作業の回数が月1回に集約されます。

内製（カードプリンタ）

当日中に発行でき、外注の待ち時間がなくなります。弱点は、カードとインクリボンの在庫管理、プリンタの保守、そして操作できる人が限られることです。

対処法は、発行できる担当者を2人以上にすることです。1人しか操作できない状態では、その人の不在日に再発行が止まります。あわせて、リボンの残量と在庫の確認日をカレンダーに固定してください。切らしたときの影響が、外注より大きくなります。

紙＋ラミネート

最も安く、当日その場で作れます。弱点は、ラミネート後の修正ができないことです。役職が1文字変わっただけでも作り直しになります。

対処法は、変わる情報と変わらない情報を物理的に分けることです。氏名と顔写真をラミネート本体に置き、所属と役職は差し込みの帯にします。帯だけ刷り直せば、本体を使い回せます。台紙のテンプレートを1つ作っておくと、毎回のレイアウト作業がなくなります。

クリアケース＋差し替え用紙

修正が即日かつ低コストで、変更の多い現場に向きます。弱点は、見た目が簡素になることと、紙がケースの中でずれることです。

対処法は、印刷位置を固定したテンプレートを作ることです。ケースの窓の内寸に合わせて余白を決め、そのファイルだけを使い回します。ずれの原因は紙のサイズではなく、毎回レイアウトを作り直していることにあります。

自社の再発行コストを計算する

ここまでの内容を、1つの式にまとめます。次の5項目に自社の数字を入れてください。

計算した結果、年間コストが小さければ、いまの方法を変える理由はありません。この記事の続きは、Aが大きい職場か、Cが長い職場に向けた内容です。

EZ Signが置き換えるのは「作り直し」の部分

EZ Signは、電子ペーパーの表示をスマートフォンから書き換えられる表示機です。表示内容はアプリで作り、NFCで本体に転送します。書き込みは1枚ずつ、本体にスマートフォンをかざして行います。電源の配線は不要で、電池も入っていません。

第2章の5つの費目に当てはめると、影響するのは次のとおりです。

一方で、紛失・破損した場合は本体の買い直しになります。ここは紙やカードより不利です。第1章で数えた枚数のうち、紛失・破損が何枚を占めるかを分けておいてください。この比率が高い職場では、置き換えの効果が小さくなります。

本体の価格

※ 税込・2026年9月16日時点の商品ページの価格です。変更される場合があります。2.13インチは4色モデルのみの設定です。

何年で釣り合うかの見方

本体は1人1台です。1人あたりの本体価格を、第4章で出した「1人あたりの年間再発行コスト」で割ると、何年ぶんの再発行費用と釣り合うかが出ます。

実際に届く質問は4つに集中します

名札・社員証の用途でお問い合わせをいただくとき、内容はほぼ次の4つです。書き換えにかかる時間、4色表示で顔写真がどう見えるか、費用、そして最初のデザインを誰が作るか。単品の細かい仕様についての質問は、ほとんど届きません。この4つには実測値と実機写真で電子ペーパー名札の4つの疑問にまとめています。顔写真を入れる前提であれば、サイズ選定の判断材料もそちらにあります。

本体はIP65（防塵・防滴）に全機種が合格しています。粉じんや水滴のある現場で運用する場合の判断材料としてください。

当日に担当が変わる運用での使い方は、展示会スタッフの名札の作り方にまとめています。社員証とは場面が違いますが、「前日・当日に表示を変える」という点は共通します。

EZ Signが向かないケース

次に当てはまる場合、EZ Signは適していません。

• 入退室や勤怠のICカードと1枚で兼ねたい。EZ Signは表示を書き換えるための製品で、既存のICカードの機能を置き換えるものではありません。入退室カードは別に持つ運用になります。
• 紛失・破損が多い。紛失時は本体の買い直しになります。第1章で数えた枚数のうち紛失・破損の割合が高い職場では、紙やラミネートのほうが負担は小さくなります。
• 作り直しが年に数枚しか発生しない。第4章の計算で年間コストが小さいなら、いまの方法を続けてください。工数をかけて切り替える理由が立ちません。
• 顔写真を大きく載せたい。サイズの選定が前提になります。小さいサイズでは顔写真の面積が限られるため、写真を主体にする設計には向きません。
• 500台を超える規模で、独自仕様が必要。大量導入や独自の書き込み仕様が必要な場合は、標準品ではなく個別のご相談になります。

最後の項目は、台数が決まっていても先に済ませてください。電子ペーパーの見え方は、写真では伝わりきりません。1台からご購入いただけますので、まとめてご注文になる前に実物でご確認ください。